아이튠즈와 아이패드로 PDF 컬렉션 관리하기

아주 오래전부터 일반적인 사무실에는 책상(Desktop)이 있고, 문서를 보관하는 캐비닛이 있다. 사람들은 문서(File)를 폴더(Folder)에 담아 책상 위에 올려 놓거나 혹은 캐비닛에 넣어 두었다. 잘 알려져 있지만 스티브 잡스가 처음 매킨토시를 만들었을 때 이 Desktop-Folder-File 구조를 그대로 컴퓨터에 이식했다. 이 직관적인 자료 관리 방식은 아직도 가장 널리 쓰이는 것 같다. 그런데 문서가 수천개 단위를 넘어서면 이러한 방식이 제대로 작동할 수가 없다. 주제별로 폴더를 만들고 문서파일을 하나하나 특정 폴더에 집어넣는 것은 분류작업도 만만치 않을뿐더러 나중에 분류된 문서를 찾기가 힘들다는 단점을 갖고 있다. 결정적으로는 문서의 존재 자체를 잊게 되는 경우가 많다 –;

내 컴퓨터에는 연구와 관련된 PDF파일이 1,300개 정도 있다. 자료를 작심하고 모으기 시작한 것은 2008년부터인데, 어렵게 자료를 구해놓고도 나중에 자료를 쉽게 찾지 못해 번번히 애를 먹었다. 폴더를 만들고, 서브 폴더를 만들고, 또 서브폴더를 만들어서 정리를 했는데 일개미처럼 열심히 그리고 꾸준히 분류를 하지 않으면 이전의 노력이 수포로 돌아가곤 했다. 다시 시작하고, 또 다시 시작했다.

그런데 자료를 구하고, 자료를 분류하고, 분류해 놓은 자료를 컴퓨터에서 찾는데 시간을 보내느라 읽고 생각하고 쓰는 시간은 줄어만갔다. 정리를 못해 데스크탑(‘바탕화면’은 참 안좋은 번역이다)이 지저분해지면 스트레스도 그만큼 늘어갔다. 파일을 인쇄해서 진짜 폴더에 분류를 해보기도 했지만, 효율은 늘지 않고 괜히 집 무게만 늘어났다.

그래서 처음 시도한 것이 엑셀 파일 하나에 모든 문서의 메타데이터(저자, 연도, 제목, 주제, 파일 하이퍼링크 등)를 관리하는 것이었다. 최초작업을 하는데 정확히 일주일이 걸렸다. 얼마나 뿌듯하던지. 그런데 이후 분류작업에 걸리는 시간이 폴더로 관리할 때와 별반 차이가 없을뿐더러 문서를 찾기 위해 매번 엑셀파일을 여는 것도 상당히 번거로운 일이었다. 검색은 그런대로 쉬워졌지만 원하는 문서를 찾기 위해 “다음”과 “이전”을 왔다갔다하니 그다지 효율이 늘지도 않았다. “Marx”로 검색을 해서 “Marx”와 관련된 자료를 한 눈에 보고 싶었지만 불가능했다. 이렇게 새로운 파일의 추가와 분류 그리고 검색에 불편한 점이 있다보니 관심이 시들해지고, 때때로 엑셀 파일의 존재조차 잊게됐다 –; 그래서 역시 패스.

그리고나서 이런저런 방식들을 사용해 보았는데, 마침내 종점에 도달한 것 같다. 지금 거의 1년 째 사용하고 있는 방식은 아주 만족스럽다. 이런 문제로 고민하는 분들에게 도움이 되지 않을까하여 간단히 정리해 보았다.

1. 요구사항

  • 기계: [Mac 혹은 PC] + iPad (iPad은 필수는 아니다. 그런데 연구목적으로 iPad은 정말 유용하다)
  • 장서(?) 정리 소프트웨어: iTunes
  • 책읽기 및 필기 소프트웨어: Preview 혹은 Skim (Mac), Adobe Reader 혹은 아무거나 (PC)
참고로 나는 MacBook Pro와 iPad1을 사용하고 있다.

 

2. 아래는 내 아이튠즈의 Books 화면이다 (회사 컴퓨터라 영어 OS, 죄송)
  • 왼쪽에 “Books”가 선택되어 있다. 공부와 관련된 모든 파일은 여기에 정리되어 있다 (총 1,389개, 4.86GB)
  • 제목, 저자, 등록날짜 등을 볼 수 있다. 원하는 필드는 추가할 수 있다. 물론 내용은 채워 넣는 수밖에 없다. 나는 Category 관리에 꽤 공을 들이는 편이다.
  • 아래 화면에서는, “삼성경제연구소”의 “서울G20 정상회의와 기대효과”라는 문서가 선택되어 있다. 금년 1월에 추가되었고 왠일인지 Category를 Economic Crisis로 지정해 두었다. 몇개월 전에 G20 관련 글을 쓸때 참고한 문서인데, 다시 읽을 일도 없고 내용도 구려서 평가는 별 하나, 가끔 전체적인 평을 Comments에 기입해 두는데, 뭐 말할 것도 없이 “말도 안됨, 사기” – 메타데이터 편집은 추후에 살펴보자.
  • PDF 첫페이지에 표지가 있는 경우에는 표지를 추출해서 보여준다.iPad에서는 표지가 중요하다 – 주로 표지가 있는 문서만 읽게 된다 –;

3. 문서를 더블클릭하면 PDF Default 애플리케이션이 실행된다. 나는 PDF 문서를 거의 컴퓨터와 iPad를 사용하여 읽기 때문에 인쇄를 하지 않는다. 그래서 노트도 PDF에 직접 추가한다.

 4. 가장 유용한 기능은 검색이다. 가령 “Growth”를 검색창에 치면 메타데이터 (제목, 저자, 분류 등)에 “Growth”가 포함된 문서만 보여준다. 검색보다는 필터링이 더 정확한 표현이겠다. 물론 문서 내부검색은 하지 않는다. 내부검색은 굳이 아이튠즈에서 할 이유가 없다.

5. 메타데이터 편집은 아주 쉽다. 오른쪽 클릭해서 “Get Info”를 선택하면 별도의 창이 뜨고 여기서 편집을 하면 된다. 나는 주로 제목, 저자, 연도, 카테고리만 관리한다. 때로 읽기를 마친 후에 전체적인 인상을 남길 필요가 있을때는 Comments에 내용을 적는다.

6. 그럼 새로운 문서는 어떻게 추가하는가? 새로운 문서는 보통 웹에서 다운로드를 하니까. 음. 미 연준의 통화정책 보고서를 다운받도록 하자. 과정은 생략하고, 이제 내 디폴트 다운로드 폴더에 이 보고서가 추가되었음을 볼 수 있다. iTunes에 파일을 추가하는 것에는 여러 방법이 있지만 가장 손쉬운 방법은 iTunes가 모니터링하는 폴더에 파일을 집어넣는 것이다. 나는 이 폴더를 사이드바에 추가해 두었다.

7. 그러면 아이튠즈는 자동으로 이 파일을 라이브러리에 추가한다. 파일이 추가된 후에는 가능한 이른 시일 내에 메타데이터를 업데이트하는 것이 좋다. 리스트를 추가 날짜로 정렬을 해 놓으면 이렇게 메타데이터 편집을 못한 파일들이 가장 위에 나타난다.

8. iPad에 라이브러리 전체를 싱크시킨다. 아래는 iPad 스크린샷.

9. 위의 2부터 8의 과정을 연구가 계속되는한 무한반복한다.

끝.

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4 thoughts on “아이튠즈와 아이패드로 PDF 컬렉션 관리하기

  1. 유용한 글이네요 :) 예전에 얘기나누기도 했던것 같은데, 제경우엔 위 방법이 파일을 “정리”하는 데는 좋지만 어노테이션 하기가 좀 어려워서… 어노테이션 때문에 저는 upad를 쓰긴 하는데, 이것 또한 커다란 문제가 있죠.즉 손글씨를 포함, 매우 자유롭고 만족스런 어노테이션 기능은 있지만, 대신 파일이 이미지로 저장이 된다는 겁니다… iBooks가 이런 기능만 보완된다면 참으로 좋을텐데 말이죠… (저 위에 여백에 있는 글씨도 컴퓨터에서 쓰신 거죠? 아직은 2% 부족한 상태인 거 같아요,,,)

    1. 네. 게다가 이번 1.5 버전은 별로 좋아진 것도 없으면서 문제를 너무 많이 일으키네요. 다운그레이드가 되는 것도 아니고.

      iAnnotate가 좋다고는 하는데, 계속 사용하는 application이 늘어나면 감당이 안될것같아서 애플에서 언젠가는 어노테이션 기능을 넣겠지하고 기대하고 있어요…

  2. 1. 우씨…나, 아이팻 엄써
    2. 글쿠…애플사에 종속되는 게 시러서, 또 절라 불편해서 아이튠즈 안쓰는뎅
    (본능적, 체질적으로 독점자본에의 종속을 시러함)
    (이거늬를 비판하지 못하므로 나꼼수도 하찮게 봄)

    아이폰 = 딴 사람이 쓰던 거 물려바다따
    (햣! 공짜로…요금도 안낸다넹…얼씨구~~).
    OS = 탈옥폰, 그것도 이미 탈옥되어 이써따.

    그나저나 영어로 된 PDF 파일을 자동으로 한국어로 요약해주는 프로그램은 엄나요?

    이거 있음 아주 조은뎅…
    (있다면 거금 주고도 산다)

    부타캐여, 차자주세여, “제발”(!)

    1. 소비자 입장에서 저는 애플 제품들을 매우 좋아합니다. 다른 제품들에 비해서 사용자에게 주어지는 옵션이 적다보니 그냥 별 생각없이 쓰게 되거든요 (그래서 탈옥도 안합니다 ㅎㅎ 탈옥하면 고민해야 될게 너무 많아져서요). 개인적으로 매우 단순화된 디자인이나 기능을 좋아하기도 하구요. 그래서 종속되도 별 관계 없습니다. 우수한 제품을 이 정도 가격에서 계속 출시한다는 전제 하에서 :)

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